会社なら、情報共有はとても大切。

こんばんは。

とてもとても久し振りの投稿で、前回の更新から何と１ヵ月以上も空いてしまいました。
ということで本年初めての投稿。今さらですが本年も宜しくお願い申し上げます。

前回の投稿が記念すべき100回目だったので「これを機会にブログを休止したのでは・・・？」と思われていた方。決して辞めた訳ではなかったのでご安心ください！

さて、それでは何故これだけ期間が空いてしまったのか？

書くネタが無かった・・・・？
面倒くさかった？

いえいえ、違います。
実は私事にはなるんですが、昨年末に突然母親が緊急手術～入院しまして・・・。
一時は会話する事も出来ないくらい症状が悪化した時もあり、正直なところかなり慌てました。
両親の年齢からしても「いつかは・・・」と思ってはいたものの、「まだまだ先の話・・・」と何故か根拠のない想いもあって全く心の準備が出来ていませんでした。

そんな中で起こった急病。
身内の大病は精神的にも辛く、かなりの心労でした。
幸いにして現在は無事に退院もして自宅療養中。
まだ無理は出来ないものの日常生活は全く問題ないほど回復していて、安堵しています。

ってな事で、時間的にも精神的にもブログを書く時間が作れなかったというのが最大の理由でした。

●もし急にいなくなると・・・

実は母は現役で会社の経理や給与計算などをしてくれていたんです。
それに甘えていたボクは、本来社長であるボクがすべき資金繰りなど、お金に関することを全て母に任せていたため、ほとんど理解出来ていませんでした。
そんな中で急に起こった今回のこと。

給与の計算からお取引先様への支払い、税金の支払いなど、「母が入院しているので待って下さい」とは当然言えない。
しかも日々の営業活動も止められない。
その上、術後の後遺症で母と会話が出来ず、何をすべきか聞くことも出来ない。

ボクにとっても会社にとってもこれは「緊急事態」でした。

そこでまず考えたのは「経理業務を代行してもらえるところが無いか？」ということ。
知り合いやネットなどで調べ、紹介もしてもらって相談しました。
でもすぐに「無駄だ」と分かりました。
いや、「無駄」と言ってしまうと営業妨害ですね。
要するに「給与計算」してもらうにも、その他の「経理業務」を代行してもらうにも、当然こちらから資料を出さないといけません。
実はその「資料出し」が大変な作業なんです。
逆にいうと「それが出来れば作業の７割以上は終わったようなもの」という事です。

結果、経理の仕事も自分でしなければならない事が確定しました。

とは言うものの、ほとんど経験のない業務をするのは大変で分からない事だらけ。
事務の女性スタッフと一緒に協力しながら
「毎月どんな事をしているのか？」
「いつに、どれだけの支払いがあるのか？」
などを理解する事から始めていきました。

今回の事では彼女にとても助けてもっていて大変感謝しています！

●リスクを回避

さて、母親が入院して痛感した事。
それは「情報の共有はとても大切」という事です。
「情報共有」と書くと堅苦しく聞こえますが、要するに「その人だけしか分からない、知らない」という状況はとても危険だという事です。
実は母は手術直前に「給与入力ソフト」のパスワードや暗証番号などを書いてくれていました。
これが非常に重要な事で、もし分からなければ給与入力が出来ないところでした。
またその他にも少し書いていた事があり、助かったこともありました。

冒頭に書いた通り、現在は後遺症も無く会話が出来るので、電話で聞いたりしながら何とかやっています。
経理の仕事は全スタッフで共有することは出来ませんが「万一の時に見るノート」などを作っておく必要があると痛感しました。

●まとめ

長々と書きましたが、要するに「母しか分からない」状態だったことがいけなかった。
今回は不幸中の幸いで後遺が出ずに退院出来ましたが、もし引き継ぎが出来ない状態になっていたら・・・と考えると、とても恐ろしいです。
「見れば分かる」「探せば分かる」ようなものであれば問題ないですが、「教えてもらわないと分からない」ような事は、日頃から情報共有したり、ノートに書いたりしておく必要があると思います。

どの様に共有するかは会社によって違いますが、皆さんもいつ何があるか分かりません。
お互い健康にはくれぐれも気を付けつつ、日頃から「もしも」の時を考えて準備しておくのが良いと思います。

さてさて久し振りの投稿でしたが今日も最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
まだまだ落ち着いていないので間隔が空くかもしれませんが、徐々にブログを再開していきますので、本年もよろしくお願い致します。